Pilier de la bonne intégration d’un collaborateur, l’onboarding voit ses codes bousculés par la crise sanitaire et la généralisation du télétravail. Plus que jamais, cette période se prépare en amont pour une collaboration réussie. Mélanie Denturck, Associée chez Monceau Carrières revient sur les étapes fondamentales d’un « homeboarding » 3.0 !
Avant, il y avait le petit-dejeuner de bienvenue, la visite des locaux, la présentation de l’équipe, parfois même l’afterwork pour faire connaissance. Mais ça, c’était avant la pandémie. Comme un chien dans un jeu de quilles, le Covid-19 a revu les codes de l’onboarding, digitalisant un process éminemment humain. « La généralisation du home office oblige à revoir toute l’organisation de l’entreprise dans ses moindres détails, y compris les plans d’intégration, souligne Mélanie Denturck Associée chez Monceau Carrières. Or, l’onboarding constitue la clé de voûte d’une collaboration pérenne. En général, on compte 120 jours pour réussir une prise de fonction. » Mais comment transformer l’essai lorsque l’intégration se déroule en distanciel ? Combien de temps faut-il ? Et surtout, quelles sont les étapes à ne pas négliger ? » Car avouons-le, cette nouvelle donne pose un double défi. D’abord pour le nouveau collaborateur, qui doit trouver ses marques dans un univers, parfois 100 % digitalisé. Ensuite pour l’entreprise, à fortiori si le recrutement s’est lui-même déroulé 100 % online. Comment optimiser l’onboarding dans ce nouveau contexte ? Le point en 4 étapes clés.
1/ Une logistique maîtrisée en amont
Cela peut sembler du bon sens, mais si l’onboarding s’opère à distance, mieux vaut avoir les bons outils et le bon équipement. En amont, le département IT ou RH doit tout organiser pour que le nouveau collaborateur dispose du matériel nécessaire pour être opérationnel, à son domicile, dès le premier jour : équipement informatique, adresse mail valide, accès aux serveurs/logiciels, mots de passe… « C’est d’une logique implacable, et pourtant, en tant que consultante, je m’aperçois que certaines entreprises s’y prennent au dernier moment. Ce manque d’agilité et de bon sens créent du stress ou une tension inutile. Le Jour J, tout doit être en ordre de marche ! » prévient Mélanie Denturck.
2/ Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur
Pour renforcer l’engagement et l’adhésion du nouvel entrant, l’annonce de son arrivée doit être planifiée et diffusée aux différents services par e-mail ou via l’intranet de l’entreprise. « Je recommande toujours aux candidats de s’assurer que le manager a bien relayé l’information sur la messagerie collaborative, car il n’y a rien de pire que d’arriver dans une équipe sans y être attendu. » Parmi les bonnes pratiques observées, l’organisation d’un réunion Zoom/Teams avec les différents collaborateurs permet de se présenter de façon collective le jour J. « Si le recrutement s’est effectué en 100 % online, l’entreprise peut aussi réaliser une visite guidée des bureaux, à envoyer en vidéo », suggère Mélanie Denturck. Autre possibilité d’onboarding digital : la présentation de l’équipe sous forme de mini-interviews pour souhaiter la bienvenue et créer une dynamique !
3/ Un parrain, pour faciliter l’intégration
En Home Office, la désignation d’un parrain ou mentor facilitera grandement l’intégration. Pivot de la relation, il sera chargé de répondre à toutes les questions du nouveau collaborateur concernant sa prise de fonction et l’organisation du travail. Le parrain présentera aussi le nouvel entrant aux différents services et le familiarisera avec la culture d’entreprise. « L’onboarding à distance demande de sortir de sa zone de confort, d’aller à l’avant des autres pour multiplier les contacts et créer rapidement son réseau, détaille Mélanie Denturck Si l’entreprise n’a pas prévu de « mentor », alors le nouveau collaborateur devra absolument se rapprocher de sa hiérarchie, pour identifier rapidement les personnes ressources, qui lui permettront de s’imprégner de la culture d’entreprise et des méthodes de travail. »
4/ Instaurer des e-cafés pour faire connaissance
Difficile de s’intégrer dans une équipe ou de s’imprégner de l’ambiance quand on travaille à domicile. Pas de pause informelle à la machine à café pour faire connaissance, pas de déjeuner entre collègues… Alors, pour apprendre à se connaître, il peut être judicieux d’instaurer des e-cafés informels en marge des réunions en ligne. « Ces moments de pause créent du lien et favorisent l’inclusion et la cohésion d’équipe. Certaines entreprises ont également mis en place des groupes Whats’App privés pour faciliter les échanges entre collègues. Avec la pandémie les rapports humains ont évolué, et de nouveaux outils de collaboration ont émergé. Créer des « fondamentaux digitaux » est essentiel pour faciliter l’intégration. Notre rôle, en tant que coach, est d’aider le collaborateur à appréhender au mieux cette période car en distanciel, la prise de fonction est vraiment différente. La structurer au travers d’un plan d’apprentissage s’avère être une méthode particulièrement efficace, qui vise à poser des jalons clés avec le manager : définir les objectifs, les enjeux, déterminer les priorités et comprendre ses attentes.
Quoi qu’il advienne, restons optimistes, car l’après-covid réservera forcément de belles rencontres. En présentiel cette fois-ci !